我们在此向大家公开KiBAN iNTERNATIONAL股份有限公司的公司内部系统的相关信息。我们总是接到这样的问题：你们是怎么做到，能处理那么多的工作量的？我们试着整理了公司内部统一使用的各种系统。全面应用IT技术，来使工作达到最高的效率。
应用IT技术来提供经营效率的10个工具＋追加的3个工具
- 移动笔记本电脑
- eMobile公司的WIFI设备
- iPhone（以个人名义签约，公司每月负担4,400日元的数据费）
- SkypeID
- Google Apps
- WordPress用账户
- 公司取得的twitter账户管理工具
- backlog
- eLearning系统的账户
- Groupware的账户
- 支付系统 Paypal的应用
- SaaS、ASP型请求书・报架表发行软件見 Zoho Invoice
- SaaS、ASP型会计软件 ネットde会計
有了上面的10个软件，再只要有坐的地方，就可以自由地进行工作了，非常方便。
1.全体员工配备移动笔记本电脑
安全上的注意十分有必要。除了设置BIOS密码，安装安全软件以外，基本上，遵守外出时携带的PC里不存放任何重要文件的原则。公司内部制作的文件等，同过公司内部的服务器或是网盘来保存管理。ThinkPad，HP的笔记本电脑比较多，最多的机型是ThinkPad X300，半数以上的员工在使用。笔记本电脑的制造商和机型统一的话，电源适配器，大型电池都可以共用，出了问题不一定谁就可以解决，所以是好事。我认为如果公司有余力的话，把PC的全部机型都统一配置起来是最好的。
购入机型：ThikPad X300
购入理由：在笔记本电脑的选择上，最重要的就是，绝对不要买HDD硬盘的型号。要买配置有SSD闪存模式硬盘的机器。
- 电脑的启动和关机，SSD硬盘和一般的HDD硬盘比起来，要快得多。
- 电车内稍微坐一下的时间，SSD硬盘立即就能启动，进入工作状态。
- 不进行硬盘保护。一般的HDD硬盘在电车或出租车移动的时候，由于会产生振动而导致硬盘的HEAD停止读写的操作。在不断有轻微晃动的新干线列车中，有时打字也不能显示。而SSD硬盘是闪存模式，即使产生震动也完全没有关系。工作效率完全不一样，这一点只有使用过的人才能体会到。
- 把HDD硬盘笔记本电脑来当作移动便携笔记本电脑来用，如果你很在意的话，要么把硬盘换成SSD硬盘，要么重新买SSD硬盘的笔记本比较好。因为工作效率完全不一样。
- 带有Web摄像头
外出时候，如果要写博客，将iPhone上照的照片传送到PC上，是件非常麻烦，所以经常使用笔记本上带的Web摄像头。为了用Skype进行视频会议，出差的时候，要随身带着USB摄像头，效率太差了
购入机型：Acer Aspire 1410
购入理由：请参照公司博客 『选择Aspire 1410的理由』（http://blog.www.kiban.jp/?p=1491）。
2.全体公司员工配备eMobile
每个人每个月的数据费用（4,980日元），虽然不是小数目，但还是决定公司全体员工都配备。全体员供都配备了笔记本，但是不能上网的话，就只是一堆金属。考虑到投资，于是给全体员工都配备了eMobile。使用少的时候，每个月大约1000日元左右，员工长期休假的时候一定要携带，这是一个很好的制度。
购入机型：D12HW（早期） Pocket WiFi （D25HW）（追加）
购入理由：机种0日元，免费。选择速度最快的D31HW的话，每个月最多，数据费用5,980日元和机种费用20,000日元左右，所以放弃。eMobileD12HW的速度为72.MB/s，外出使用的时候这个速度完全没有问题。以前，曾经使用过PCMCIA模式的无线网卡，但是便携式的笔记本电脑和Mac的笔记本电脑不能使用。知道的也许并不多，D12HW还能在台式机上使用。比如展示会的时候，在台式电脑上插上D12HW，就可以用来展示。
3.全体公司员工使用iPhone3G（iPhone３GS）
以个人名义签约iPhone3G（iPhone３GS）。以法人名义签约的话，就不能使用家人0元通话了。公司负担每月相当于数据费用的4,400日元。公司员工充分利用iPhone，比如给公司全体员工群发短信息，即使不在电脑前，也能都联系到，十分方便。跑营业时候，通过照片和录像进行报告，非常有意思，iPhone已经成为不可或缺的工具。结合iPad的发售，还设置了iPad支給制度（http://www.kiban.jp/?p=1672）。
4.全体公司员工使用SkypeID
公司内部的联络软件，从先前的MSN换成了现在的Skype。Skype可以向群用户（公司全体员工）一起发送群消息。不在线的时候，变成在线模式，就可以显示以前的历史记录。Web的更新，服务器的设定，客人问题解决方案的摸索等大量的消息在公司内通过Skype往来不断。
我们KiBAN iNTERNATIONAL股份有限公司跟海外公司的联络也很多，不是通过国际电话，而是通过Skype。Skype还推出了iPhone软件，使Skype拥有更大的魅力。
5.公司全体员工应用Google Apps
如果没有邮件，日程表，文件夹，RSS阅读器，Web管理工具，WebAnalistic等Google软件，公司的一切业务都不能顺利进行。Google Apps可以免费使用，同时还有带售后服务和品质保证的收费版。向代替公司内部文件服务器的GoogleDocs上传Word，Excel，PowerPoint等文件，就可以共享这些文件。在Web上公开的产品规格，使用说明等，可以通过GoogleDoce来制作然后向外部公开。另外一个特点是能够很好地支持iPhone。
6.全体公司员工发放WordPressID
我们KiBAN iNTERNATIONAL股份有限公司，现在每周都提供关于eLearning的服务和信息。书Blog（http://blog.www.kiban.jp），公司的网站（http://www.kiban.co.jp），英文法。COM（http://bunpou.com/），PPT2Flash Professional（http://ppt2flash.jp/），在线讲座（http://e-seminar.info） 等所有服务、都使用的是WordPress。公司全体员工社都发放管理员ID，推进网页的更新频率和彻底地进行信息公开。公司博客，每月都要写50篇以上，网页也至少制作4～5页。谁对哪个大量的插件可以简单使用。
●用WordPress制作的网站
http://bunpou.com/ 英文法.COM
http://www.kiban.jp/ KiBAN iNTERNATIONAL主页
PPT2Flash Professional PPT2Flash Professional
http://lecturemaker.jp/ LectureMAKER
http://blog.www.kiban.jp/ 公司博客
http://e-seminar.info 在线讲座正在建设中
7.公司官方twitter帐户管理工具（全体员工都写twitte（微博））
由于最近刚刚开始使用，公司内很多人都反应说很难使。我们申请了eLearning的服务和产品数相同的ID账户。每回都要重新登录twitter帐号，管理起来十分麻烦。于是我们使用Splitweet（http://jp.splitweet.com/）来对各种产品和服务分门别类，更新最新的信息，同时用Cotweet（http://cotweet.com/） 来回复客户和twitter用户的提问以及短消息。twitter也被叫作微博，一条小消息，不用写标题，只要简单地更新就可以了，这也是twitter最大的特点。各种产品和服务的网页右侧都有twitter的浮动条。不像制作新消息或网页，仅仅作为发布一条消息或是信息的工具来说，twitter是最好的。
8.backlog（公司全体员工的所有工作记录的电子化）
以少数精锐员工，进行大量的工作和售后服务，光靠邮件是绝对不能确认所有的工作记录和流程的。Backlog可以针对一个案件就专门新建一个帖子。与其相关的所有内容都可以写进去，记录下来。记录更新之后，会有邮件自动发送给负责人。写了什么内容，等全部的链接URL都跟着发过来，再通过Skype把URL和指示一起发给其他人。就这样完成了工作的指示，实在是太方便了。手机和iPhone也能使用，更加方便了。同时还带有wiki和subversion等便利的功能。
●Backlog
http://www.backlog.jp/
9.通过eLearning系统全体员工彻底共享网络学习和信息
公司内部进行eLearing的话，公司内部也能充分利用eLearing，继续学习。有两个活用eLearning系统的案例，一是像英文法.COM一样，边用自己公司的产品，同时站在用户的立场使自己的产品更加优化。第二个案例是公司内的学习班的样子全部用Xacti摄像机拍下来，然后立即上传，共享信息，作为为缺席的人准备的信息共享工具在使用。通过iPhone也能使用。只要有iPhone，或是刚才介绍的1.笔记本电脑，2.eMobile的组合，无论什么时间什么地方都可以学习。
10.全体员工群件软件的利用
公司从很早以前就在使用cybozu公司的群件软件。在使用过的那么多的系统中，对这个群件软件最不满意。不对应iPhone是最大的原因，于是考虑采用别的群件软件。日程表和文件共享已经转移在使用GoogleApps。以后，通过更加仔细的调查，有更加方便的软件再进行替换。
追加
追加公司成立后，依次开始使用的ASP，SaaS服务。
11.Paypal的活用
拥有PayPal的帐户的客户，在进行支付和支付手续时只需要很少的时间。同时，没有PayPal账户的客户，也可以使用信用卡支付。对于海外的客户，PayPal支持17国的货币，可以用来支付，很大程度上是支付更便利，范围更广。手续费也很便宜，申请之后立即就可以使用，这也是从别的支付系统转移到PayPal的理由之一。
12.Zoho（报架表・帐单的发行）
我们公司有复数的公司据点（东京，北海道），以及一部分海外业务，所以用Web软件来进行报架表的制作和帐单的发行是十分重要且必要的。当公司在考虑自己开发的时候，遇到了这个SaaS型的标价表・帐单制作软件Zoho Invoice（http://www.zoho.jp/service/zoho-invoice.html），由于可以更改成自己的设计，把自己公司的LOGO放入报架表和帐单，于是我们决定采用这个软件。
13.ネットde会計
复数的公司据点（东京，北海道）和会计事务所之间进行会计信息共享，公司内部也对会计信息进行公开。由于安装在PC上的会计软件，不能实现的功能很多，为了实现公司内部财务和事务的透明度，最后采用了ASP型的会计服务ネットde会計（http://www.netdekaikei.jp/）。
- 东京，北海道研究所的两个公司据点都可以使用。
（放弃了本地安装模式的会计软件。在ASP・SaaS型的软件中进行了选择。） - 打开网页浏览器上就能工作，不需要进行软件的安装。
- 可以注册多个帐户，多人使用。
（东京，北海道，会计事务所3个地方预定使用。） - 每个月费用在5,000日元以下。
（从会计软件的一年的维护费用大约在5万日元左右得出的理由） - 每个帐户都能单独设置权限。
- 对于复数的公司据定，都能单独进行原价，收入的管理。
- 发售之后超过了一定时间。（2年以上）
- 售后服务好。（有电话售后服务）
- 系统事故信息及时公开。
- 可以通过SSL进行安全通信。
- 能够对应税收制度的更改。
